การเป็นเจ้าของธุรกิจที่มีการจดทะเบียนบริษัท จะต้องจัดทำบัญชีตามที่กฎหมายระบุเอาไว้ เพราะมีเรื่องของภาษีเข้ามาเกี่ยวข้อง ผู้ประกอบการบางรายที่ต้องการประหยัดค่าใช้จ่าย ไม่อยากจ้างพนักงานบัญชี ก็จะ ทำบัญชีบริษัทเอง แต่สำหรับใครที่ไม่รู้ว่าสามารถทำเองได้จริงหรือไม่ และควรเริ่มต้นอย่างไร วันนี้ นรินทร์ทอง จะพาคุณไปทำความเข้าใจเกี่ยวกับการทำบัญชีบริษัทให้มากยิ่งขึ้น
เราสามารถ ทำบัญชีบริษัทเอง ได้จริงไหม?
คุณต้องทำความเข้าใจก่อนว่า การจดทะเบียนบริษัทไม่ว่าจะเป็น ห้างหุ้นส่วนจำกัดหรือบริษัท ตามกฎหมาย พ.ร.บ.การบัญชี พ.ศ. 2547 จะต้องมีผู้รับผิดชอบจัดทำบัญชี เพื่อเป็นการส่งเอกสารและข้อมูลให้กับทางหน่วยงานภาครัฐ โดยทางผู้ประกอบการสามารถทำบัญชีบริษัทเองได้ แต่ถูกแบ่งออกเป็น 2 กรณี คือ
- จ้างพนักงานที่จบด้านบัญชี : ทางบริษัทของคุณจะต้องจ้างพนักงานบัญชี หรือบุคคลที่มีความรู้ในการทำบัญชีแบบเบื้องต้น จะได้ทำการรวบรวมข้อมูล, บันทึก และจัดเก็บเอกสาร ให้กับผู้ตรวจสอบบัญชีที่เราจ้าง ทำการตรวจสอบความถูกต้องและออกรายงาน หลังจากนั้นคุณค่อยยื่นงบการเงินและภาษีประจำปี
- จ้างสำนักงานบัญชี : ถ้าบริษัทไม่มีพนักงานบัญชี ให้คุณเตรียมทำรายรับ – รายจ่าย ที่เกิดขึ้นในธุรกิจ โดยเบื้องต้นจดลงสมุดหรือบันทึกเอาไว้ในไฟล์ และที่สำคัญต้องเก็บเอกสารให้ครบ เวลาที่จ้างสำนักงานบัญชี จะได้ยื่นข้อมูลที่เรามีให้เขาลงรายการตามหลักบัญชีที่ถูกต้อง
แต่ไม่ว่าจะเป็นการจ้างพนักงานหรือสำนักงานบัญชี ต้องมีการออกเอกสารทุกครั้งที่มีรายรับ และจดบันทึกทุกครั้งที่มีรายจ่าย เพราะจะทำให้คุณได้รู้ว่าธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ ได้รับกำไรหรือขาดทุนเป็นจำนวนเท่าไหร่ เพื่อช่วยวางแผนทางธุรกิจในอนาคตให้ดีมากยิ่งขึ้น
เตรียมจัดเก็บเอกสารอะไรบ้าง?
สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการทำบัญชีบริษัทเอง จะต้องมีการจัดเก็บเอกสารให้ถูกต้อง เพื่อที่จะได้รู้ว่าสินค้าหรือบริการที่คุณขายมียอดเป็นจำนวนเท่าไหร่ และมีค่าใช้จ่ายอะไรบ้างในธุรกิจ โดยมีเอกสารทั้งหมด 3 ประเภท คือ
- ใบเสนอราคา เอาไว้ใช้สำหรับเสนอราคาของสินค้าหรือบริการของเรา ส่วนมากจะใช้กับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ เพื่อเป็นการให้ทางลูกค้าได้นำไปพิจารณาก่อน เพราะในใบเสนอราคาจะมีข้อมูลของรายการสินค้า จำนวน ราคา วันที่จัดส่ง และวิธีการชำระเงิน ถ้าลูกค้าสนใจหรือต้องการซื้อสินค้าจากเรา ก็จะเซ็นอนุมัติใบเสนอราคาก่อนทำการสั่งซื้อ
- ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารที่ทางผู้ประกอบการออกให้กับลูกค้า เพื่อให้คุณได้รู้ว่ามีจำนวนเงินเท่าไหร่ที่ต้องชำระ เรียกได้ว่าเป็นเอกสารชำระเงิน โดยส่วนใหญ่จะใช้กับกิจการที่มีเครดิตชำระเงิน ซึ่งช่วงระยะเวลาของการวางบิลก็จะแตกต่างกันออกไปแล้วแต่บริษัท และควรตรวจสอบข้อมูลที่อยู่ในเอกสารให้ถูกต้อง เพื่อป้องกันไม่ทำให้การรับเงินเกิดความล่าช้า จากการแก้ไขเอกสารใหม่
- ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน ทางผู้ประกอบการจะเป็นคนออกเอกสารให้ หลังจากที่ขายสินค้าหรือบริการ เพื่อยืนยันว่าได้รับเงินแล้วจริง โดยรับว่าเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับทางกรมสรรพากร เพราะเป็นหลักฐานในการยื่นภาษี และต้องตรวจสอบเอกสารให้ดีทุกครั้ง ว่ามีการเขียนข้อมูล (ชื่อ, ที่อยู่บริษัท, เลขประจำตัวผู้เสียภาษี, ทั้งผู้ซื้อและผู้ขาย ) ให้ชัดเจน
การจัดเก็บเอกสารทางบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชี จะมีระยะเวลาในการเก็บรักษาเอาไว้อย่างต่ำ 5 ปีขึ้นไป หากพ้น 5 ปีเต็มแล้วจึงจะสามารถนำไปทำลายได้ แต่ถ้าเอกสารที่สำคัญเหล่านี้หาย ต้องดำเนินการแจ้งกับทางสารวัตรใหญ่บัญชีหรือสารวัตรบัญชี ไม่เกิน 15 วัน นับตั้งแต่วันแรกที่รู้ว่าเอกสารหาย ไม่อย่างนั้นจะมีความผิด โดยปรับไม่เกิน 5,000 บาท
ต้องมีการจดบันทึกหรือไม่?
การทำบัญชีบริษัทจะต้องมีการบันทึกบัญชี เพื่อเป็นการเก็บรวบรวมข้อมูล, ตรวจสอบความถูกต้องทางบัญชี และมีการจัดงบการเงินได้อย่างเหมาะสม ซึ่งการจดบันทึกจะมีการจัดเก็บที่หลากหลาย อย่าง บัญชีรายวันซื้อ – รายวันขาย, รายวันทั่วไป, บัญชีเงินฝากธนาคาร, บัญชีแยกประเภทสินทรัพย์ และบัญชีสินค้าคงคลัง เป็นต้น
แต่สำหรับใครที่กำลังเป็นมือใหม่ในการทำบัญชีบริษัทเอง ขอแนะนำให้รู้จักกับการจดบันทึกค่าใช้จ่ายแบบเบื้องต้น โดยมีทั้งหมด 2 ประเภทที่คุณควรรู้ คือ
- ค่าใช้จ่ายในการขาย (Cost of Goods Sold) หรือต้นทุนของการขาย เพราะการลงทุนทำธุรกิจจะมีเรื่องของต้นทุนเข้ามาเกี่ยวข้อง โดยไม่ได้มีเพียงแค่สินค้าเท่านั้น แต่ยังรวมไปถึงค่าขนส่ง, ค่าแรง, ค่าวัตถุดิบ และค่าเสื่อมอุปกรณ์ เป็นต้น นับว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่สำคัญอย่างมากที่ต้องจดบันทึก
- ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน (Operating Cost) นอกจากค่าใช้จ่ายของสินค้าแล้ว ยังมีเรื่องของค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานอีกด้วย เช่น ค่าเช่าพื้นที่, ค่าน้ำ, ค่าไฟ และเงินเดือนพนักงาน ที่สำคัญต้องไม่ลืมออกเอกสารหัก ณ ที่จ่าย จะได้มีหลักฐานในการยื่นภาษีอย่างถูกต้อง
ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายในการขายหรือการดำเนินงานก็ควรจดบันทึกเอาไว้ เพื่อเป็นการช่วยให้คุณได้ทราบว่ากิจการที่กำลังดำเนินอยู่ ได้รับกำไรขาดทุนเป็นจำนวนเท่าไหร่ (ก่อนหักภาษี) จะได้นำไปวางแผนการทำธุรกิจได้ถูกทิศทางมากยิ่งขึ้น
มีอะไรอีกบ้างที่ควรรู้จากการทำบัญชีบริษัทเอง
- ปิดงบการเงินของบริษัท เมื่อไหร่ที่ถึงรอบบัญชี หรือ 12 เดือน จะต้องทำการปิดงบ โดยเป็นรายงานทางการเงินที่มีการนำส่งให้กับกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากร ถ้าไม่ทำการปิดงบก็จะมีโทษและค่าปรับตามข้อกฎหมายที่หน่วยงานทางภาครัฐตั้งเอาไว้
- งบการเงินต้องได้รับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชี หลังจากที่จัดทำงบการเงินเรียบร้อยแล้ว จะต้องส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ เพื่อเป็นการรับรองว่าข้อมูลถูกต้อง ก่อนที่จะยื่นเสียภาษีประจำปีกับทางกรมสรรพากร แต่ถ้าคุณนำส่งแล้วไม่ได้ให้ทางผู้สอบบัญชีตรวจสอบ จะโดนปรับไม่เกิน 20,000 บาท
- นำส่งงบการเงินที่ได้รับตรวจสอบแล้ว ถือว่าเป็นขั้นตอนสุดท้ายที่จะต้องดำเนินการ โดยมีการนำส่งทั้ง 2 ที่ คือ ‘กรมพัฒนาธุรกิจการค้า’ ส่งภายใน 1 เดือน นับตั้งแต่วันที่ประชุมอนุมัติงบการเงิน และ ‘กรมสรรพากร’ ภายใน 150 วันนับจากวันที่สิ้นรอบบัญชี
หากใครอ่านมาถึงตรงนี้ก็คงจะรู้แล้วว่า การทำบัญชีบริษัทสามารถทำเองได้ แต่ต้องมีการเริ่มต้นที่ดีในการทำบัญชี มั่นใจว่าข้อมูลถูกต้อง, มีการจัดเก็บเอกสารที่ครบถ้วน และมีการยื่นภาษีอย่างถูกกฎหมาย เพื่อเป็นการป้องกันข้อผิดพลาดจากการโดนค่าปรับหรือทำผิดกฎหมายโดยที่ไม่รู้ตัว
การเลือกใช้บริการจากสำนักงานบัญชีที่ นรินทร์ทอง จึงเป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่ช่วยให้เรื่องของการทำบัญชีและการเงินผ่านไปได้อย่างราบรื่น ไม่ต้องจัดการกับปัญหาที่วุ่นวาย
เริ่มต้นทำบัญชีบริษัท เริ่มที่นรินทร์ทอง!
บริษัท นรินทร์ทอง จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านบัญชี และภาษี รวมไปถึงการจดทะเบียนนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบ บริษัท หรือห้างหุ้นส่วน ด้วยประสบการณ์ที่ให้บริการมากกว่า 20 ปี โดยมีบริการให้คุณได้เลือกใช้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น
- การส่งภาษีอากร ทางเราสามารถยื่นภาษีให้ได้ โดยที่คุณไม่ต้องยุ่งยากกับการจัดเตรียมเอกสาร รวมไปถึงรับจัดทำรายงาน และให้คำปรึกษาทางด้านภาษี
- รับจดทะเบียนบริษัท เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือให้กับบริษัทของคุณ โดยไม่ต้องกังวลกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นจากการจดทะเบียน เพราะเราสามารถช่วยคุณได้
- งานทางด้านการเงิน จะเป็นการดำเนินเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการยื่นแบบเงินเดือน และประกันสังคมของพนักงานที่ทำงานอยู่ภายในบริษัท
- ให้บริการรับทำบัญชี หากใครที่กำลังรู้สึกว่าการทำบัญชีนั้นเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก และมีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นมากมายภายในบริษัท ทางเราพร้อมที่จะดูแลคุณ
หากมีข้อสงสัยสามารถติดต่อสอบถามเพิ่มเติมได้ที่…
Facebook : NarinthongOfficial
E-mail : narinthong.ac@gmail.com
Line : @Narinthong
Tel : 081-627-6872 , 02-404-2339
