เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ต้องทำตอนไหน เตรียมตัวอย่างไร?

การ เปลี่ยนสำนักงานบัญชี สามารถเกิดขึ้นได้ หากคุณเป็นเจ้าของกิจการหรือธุรกิจที่มีการว่าจ้างบริษัทที่ช่วยดูแลบัญชี เพื่อความสะดวกสบายในการทำงานมากยิ่งขึ้น แต่กลับพบเจอกับปัญหาต่างๆ มากมาย เช่น ไม่ได้รับการให้บริการอย่างเหมาะสม, มีการทำงานที่ล่าช้า, เกิดข้อผิดพลาดเกี่ยวกับเอกสารอยู่บ่อยครั้ง และที่สำคัญคือค่าใช้จ่ายในทำการบัญชีค่อนข้างสูง จนรู้สึกว่าไม่คุ้มค่าต่อการลงทุนจ้าง เป็นต้น

วันนี้ นรินทร์ทอง จะมาแนะนำคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี โดยเริ่มจากระยะเวลาที่เปลี่ยนควรเป็นช่วงไหน และขั้นตอนของการเปลี่ยนมีอะไรบ้าง เพื่อเป็นการช่วยให้คุณเตรียมตัวในการส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ให้กับทางสำนักงานบัญชีที่ใหม่สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง

เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ควรเปลี่ยนตอนไหน?

ระยะเวลาที่ควรเปลี่ยนสำนักงานบัญชีจะขึ้นอยู่กับผู้ประกอบการ โดยแบ่งออกเป็น 2 ช่วง คือ ‘เปลี่ยนระหว่างรอบ’ หรือ ‘เปลี่ยนตอนต้นรอบ’ ถือว่าเป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาก่อนการตัดสินใจ เพื่อให้ธุรกิจของคุณได้รับผลกระทบทางด้านผลประโยชน์น้อยที่สุด

เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ระหว่างรอบ

ถือว่าเป็นช่วงเวลาที่เปลี่ยนอย่างกะทันหัน และต้องมีความจำเป็นอย่างมากในการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี เพราะคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่ม จากสำนักงานบัญชีเก่าที่ไม่ได้อยู่ครบปีตามสัญญา อาจจะต้องเสียค่าปรับ หรือสำนักงานบัญชีใหม่ที่ต้องคิดค่าทำบัญชีใหม่ย้อนหลัง ทำให้มีการเสียค่าใช้จ่ายในการทำบัญชีถึง 2 รอบ

เช่น สำนักงานบัญชีเก่าได้ทำการลงบัญชีให้ไม่ครบ ขาดเอกสารบางประเภท หรือลงบัญชีผิดพลาด ทำให้คุณต้องการเปลี่ยนสำนักงานบัญชีระหว่างรอบ ซึ่งสำนักงานบัญชีใหม่ต้องทำการบันทึกย้อนหลังตั้งแต่ต้นรอบมาจนถึงปัจจุบัน

เปลี่ยนสำนักงานบัญชี ตอนต้นรอบ

ช่วงที่นิยมเปลี่ยนสำนักงานบัญชีมากที่สุด คือ ตอนต้นรอบของบัญชีใหม่ เพราะการทำบัญชีในแต่ละรอบจะต้องมีการปิดบัญชี และส่งมอบเอกสารคืนให้กับผู้ประกอบการ (หากไม่ได้รับเอกสารต้องแจ้งกับทางสำนักงานบัญชี) ซึ่งการปิดบัญชีหมายความว่า ผู้สอบบัญชีได้ทำการตรวจสอบ และยืนยันแล้วว่างบการเงินในปีที่ผ่านมานั้นถูกต้อง ทำให้สำนักงานบัญชีใหม่ไม่ต้องทำบัญชีย้อนหลัง ช่วยให้ประหยัดเวลา และสะดวกต่อการทำงานมากยิ่งขึ้น

ซึ่ง 1 รอบของระยะเวลาในการทำบัญชี จะเท่ากับ 12 เดือนหรือ 1 ปี โดยสามารถเริ่มต้นและสิ้นสุดในเดือนไหนก็ได้ เช่น เริ่มต้นเดือนมกราคมจะสิ้นสุดตอนเดือนธันวาคม หรือเริ่มต้นรอบระหว่างปีก็คำนวณไปอีก 12 เดือนก็ครบ 1 รอบเช่นกัน แต่โดยส่วนมากจะเริ่มรอบในเดือนแรกของปี เพื่อเป็นการป้องกันความสับสนที่จะเกิดขึ้น

ขั้นตอนการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ต้องทำอย่างไร?

ก่อนที่จะเริ่มทำการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี คุณจะต้องแจ้งล่วงหน้า 1 เดือนกับทางสำนักงานบัญชีเดิม เพื่อให้ระยะเวลาในการเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องส่งต่อให้กับทางที่ใหม่ โดยมีอยู่ด้วยกันทั้งหมด 3 อย่าง ที่ควรขอคืนจากสำนักงานบัญชีที่เก่า

รหัสผ่านตามช่องทางต่างๆ

การยื่นส่งเอกสารที่เกี่ยวข้องกับบัญชีในปัจจุบัน มีความสะดวกสบายมากยิ่งขึ้น เพราะสามารถทำธุรกรรมผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้ เพื่อเป็นการลดระยะเวลาในการทำงาน และไม่ต้องกังวลว่าจะส่งแบบล่าช้า โดยมีรหัสที่คุณต้องขอจากสำนักงานบัญชีที่เก่า ดังนี้

ขอรหัสในการนำส่งงบการเงิน ทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ส่งงบการเงินผ่านระบบออนไลน์ หรือ DBD e-Filing เพื่อเป็นการลดขั้นตอนของการนำส่ง และช่วยให้การประมวลผล วิเคราะห์ข้อมูลเสร็จได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้น โดยใช้ระยะเวลาประมาณ 3 วันอนุมัติงบการเงิน
ขอรหัสของการยื่นแบบนำส่งภาษี หากคุณเป็นผู้ประกอบการที่มีเกณฑ์ต้องเสียภาษี ทางกรมสรรพากรให้คุณสามารถยื่นแบบนำส่งภาษีออนไลน์ได้ โดยเข้าไปที่เว็บไซต์ E-FILING และทำการเข้าสู่ระบบ ซึ่งมีระยะเวลาเพิ่มให้อีก 7 วันในการยื่นแบบ
ขอรหัสที่ทำธุรกรรมของประกันสังคม สำหรับผู้ประกอบการที่มีลูกจ้างหรือพนักงาน ที่ต้องทำเรื่องแจ้งเข้า – แจ้งออกจากประกันสังคม สามารถทำผ่านเว็บไซต์ สำนักงานประกันสังคม โดยต้องเข้าสู่ระบบของ ‘สถานประกอบการ’ ก่อน จึงจะทำธุรกรรมได้

ขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

การทำเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ผู้ประกอบการจะต้องส่งเอกสารตัวจริงให้ทำบัญชี ถ้าเมื่อไหร่มีการเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ต้องทำการขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีทั้งหมดกลับคืนมา เพื่อให้สำนักงานบัญชีที่เป็นผู้ดูแลเราคนใหม่ สามารถดำเนินงานต่อได้ (ซึ่งสำนักงานบัญชีส่วนมากจะจัดทำแฟ้ม ที่มีใบสำคัญพร้อมกับแนบเอกสาร ส่งให้ผู้ประกอบการทุกปี)

บิลซื้อและบิลขาย จะเกี่ยวข้องกับเงินที่เข้า – เงินที่ออก เพราะ ‘บิลซื้อ’ เป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่ธุรกิจหรือกิจการของเราได้จ่ายเงิน และ ‘บิลขาย’ เป็นบิลที่ได้รับเงินจากการดำเนินธุรกิจด้วยการจำหน่ายสินค้าหรือให้บริการ ทางสำนักงานบัญชีจะทำเป็นชุดเอกสาร เช่น ใบสำคัญจ่าย และ ใบสำคัญรับ
แบบนำส่งภาษีและใบเสร็จ ผู้ประกอบการที่ต้องการมีส่งภาษีประจำเดือนอย่าง ภ.ง.ด 1, ภ.ง.ด 3, ภ.ง.ด 53 และ ภ.พ. 30 กับส่งภาษีประจำปี ภ.ง.ด 50 และ ภ.ง.ด 51 จะต้องขอแบบนำส่งภาษีกับใบเสร็จจากทางสำนักงานบัญชีที่เก่า
ภาษีซื้อและภาษีขาย (กรณีที่มี) หากธุรกิจของคุณมีรายได้ต่อปีมากกว่า 1.8 ล้านบาท จะมีการจัดทำรายงานภาษีซื้อกับภาษีขาย ที่เรียกเก็บภาษีจากสินค้าหรือบริการ เป็นภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บ VAT อยู่ที่ 7%
แบบนำส่งประกันสังคมและใบเสร็จรับเงิน นายจ้างหรือผู้ประกอบการที่มีการขึ้นทะเบียนนายจ้างเรียบร้อยแล้ว และได้ทำการขึ้นทะเบียนให้ลูกจ้างเช่นกัน จะต้องขอแบบนำส่งประกันสังคมกับใบเสร็จรับเงิน เพราะหลังจากที่ขึ้นทะเบียนทั้งนายจ้างกับลูกจ้าง ต้องนำส่งเงินสมทบประกันสังคมทุกเดือน

ข้อมูลการบันทึกบัญชี

ข้อมูลที่ต้องได้รับคืน

เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญอย่างมาก เพราะสามารถนำข้อมูลที่เกี่ยวข้องไปทำการปิดบัญชี เพื่อเป็นการหายอดคงเหลือที่ถูกต้อง ณ วันสิ้นงวดบัญชี ของบัญชีทุน บัญชีสินทรัพย์ และบัญชีหนี้สิน

สมุดรายวันเฉพาะ เป็นข้อมูลขั้นต้นที่ถูกบันทึกในทุกรายการ เช่น รายวันซื้อ, รายวันขาย, รายวันจ่าย และรายวันรับ เปรียบเหมือนกับการกรองข้อมูลเอาไว้ก่อน
สมุดรายวันแยกประเภท ข้อมูลที่ถูกบันทึกรายการจะต้องมีจัดแยกประเภท เป็นหมวดหมู่ สามารถนำข้อมูลจากสมุดรายวันมาจัดแยกประเภทได้ ซึ่งจะมีการแยกประเภทออกเป็น 2 ส่วน คือ ประเภททั่วไป และ ประเภทย่อย
งบทดลอง หลังจากที่มีการแยกประเภทเรียบร้อยแล้ว จะถูกนำไปใช้ในการออกงบทดลอง เพื่อเป็นการตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือทั้งหมด โดยมีทั้งหมด 5 หมวด คือ สินทรัพย์, หนี้สิน, ส่วนเจ้าของ, รายได้ และค่าใช้จ่าย
ทะเบียนทรัพย์สิน จะเป็นการตรวจสอบข้อเท็จจริงของทรัพย์สินที่คุณมีอยู่ ซึ่งเป็นข้อมูลที่มีความสำคัญจะต้องไม่ลืมขอคืน เพราะการทำทะเบียนทรัพย์สินใหม่จะทำยาก แถมยังส่งผลกระทบต่อการปิดงบหรือปิดบัญชีอีกด้วย

ข้อมูลที่อาจจะมี

การขอข้อมูลของการบันทึกบัญชี จะประกอบไปด้วย 4 ข้อที่ต้องขอ คือ สมุดรายวันเฉพาะ, สมุดรายวันแยกประเภท, งบทดลอง และทะเบียนทรัพย์สิน แต่จะมีข้อมูลบางประเภทที่อาจจะมี ก็สามารถขอได้เช่นกัน

ทะเบียนลูกหนี้ ทะเบียนเจ้าหนี้ สำหรับผู้ประกอบการที่มีลูกหนี้การค้าหรือเจ้าหนี้การค้า ที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจตามปกติ
รายละเอียดสินค้าคงเหลือ ในกรณีที่ธุรกิจของคุณมีการจำหน่ายสินค้า ทางสำนักงานบัญชีจะมีการทำบันทึกเกี่ยวกับสินค้าเอาไว้ให้
ยอดคงเหลือฝั่งสินทรัพย์และหนี้สิน การดำเนินธุรกิจของคุณมีสินทรัพย์และหนี้สินยอดคงเหลือในระดับที่สูง ส่งผลให้ต้องใส่รายละเอียดประกอบลงไป

ทำไมถึงต้องเตรียมตัวก่อนที่จะ เปลี่ยนสำนักงานบัญชี?

การเปลี่ยนสำนักงานบัญชีเป็นการตัดสินใจที่สำคัญสำหรับเจ้าของธุรกิจโดยเฉพาะเมื่อมีปัญหาด้านบริการ หรือเมื่อธุรกิจของคุณเติบโตจนสำนักงานบัญชีเดิมไม่สามารถรองรับความต้องการได้ หากไม่มีการเตรียมตัวให้ดี ก็อาจเกิดผลกระทบต่อธุรกิจ การเปลี่ยนสำนักงานจึงต้องดำเนินการในเวลาที่เหมาะสม ตอนต้นรอบของบัญชีใหม่ เพื่อไม่เกิดนการดำเนินงาน และ ค่าใช้จ่ายที่ซ้ำซ้อน โดยไม่ทำเป็น และต้องมีการขอรหัสผ่าน ขอเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี รวมไปถึงขอข้อมูลการบันทึกบัญชีจากสำนักงานบัญชีที่เก่า เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงเป็นไปอย่างราบรื่น และไม่กระทบต่อการดำเนินงานของธุรกิจ

วิธีการ เลือกสำนักงานบัญชี

การเลือกสำนักงานบัญชีใหม่เป็นขั้นตอนที่ต้องพิจารณาอย่างละเอียด เพื่อให้มั่นใจว่าสำนักงานบัญชีใหม่สามารถให้บริการที่ตรงตามความต้องการของธุรกิจของคุณได้

ความเชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม: เลือกสำนักงานบัญชีที่มีประสบการณ์ในการทำงานในอุตสาหกรรมของคุณ
บริการที่ครอบคลุม: ตรวจสอบว่าสำนักงานบัญชีมีบริการครบวงจรที่คุณต้องการ เช่น การยื่นภาษี การจัดทำงบการเงิน และการจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ความน่าเชื่อถือและมาตรฐานวิชาชีพ: เลือกสำนักงานบัญชีที่มีความน่าเชื่อถือ มีใบอนุญาตและผ่านการรับรองจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น กรมพัฒนาธุรกิจการค้า
การให้คำปรึกษา: สำนักงานบัญชีที่ดีควรให้คำปรึกษาเชิงกลยุทธ์ทางการเงิน รวมถึงช่วยวางแผนภาษีให้ธุรกิจประหยัดค่าใช้จ่าย

สำหรับใครที่ต้องการศึกษาเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเลือกสำนักงานบัญชีสามารถอ่านต่อได้ที่ วิธีเลือกสำนักงานบัญชี

สำหรับใครที่กำลังเจอกับปัญหาจากสำนักงานบัญชีเก่า ไม่ได้รับการให้บริการที่พึงพอใจ และการทำงานยังเกิดความผิดพลาดอยู่บ่อยครั้ง ทาง นรินทร์ทอง เป็นบริษัทรับทำบัญชีที่พร้อมให้บริการ และให้คำปรึกษาได้อย่างดีเยี่ยม เพื่อเป็นการรักษาผลประโยชน์ของธุรกิจคุณมากที่สุด

สนใจเปลี่ยนสำนักงานบัญชี ติดต่อได้ที่ นรินทร์ทอง!

บริษัท นรินทร์ทอง จำกัด เป็นผู้เชี่ยวชาญทางด้านบัญชี และภาษี รวมไปถึงการจดทะเบียนนิติบุคคล ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบ บริษัท หรือห้างหุ้นส่วน ด้วยประสบการณ์ที่ให้บริการมากกว่า 20 ปี เพื่อให้ธุรกิจของคุณพัฒนาได้อย่างก้าวกระโดด และรู้ทุกการเคลื่อนไหวทางการเงิน เพื่อให้ธุรกิจของคุณเติบโตได้อย่างรวดเร็ว โดยมีบริการให้คุณได้เลือกใช้อย่างหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็น